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秘书工作

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　摘要　

秘书工作的特殊性，决定了秘书人员说话，既不能口无遮拦、“竹筒倒豆子”，也不能凡事三缄其口或是只说些“不痛不痒”的话。可以说，是否“说”和如何“说”，对秘书人员而言，不仅是一门必须熟练驾驭的语言艺术，也是一种必须潜心修炼的人生智慧。（文章摘自《秘书工作》杂志2014年第1期，原题目为《秘书人员“说”和“不说”的艺术》）

“是否说”里藏智慧

曾看过一句耐人寻味的话：“我们花两年时间学会说话，却要花数十年时间学会闭嘴。”的确，很多时候，“说”是一种能力，“不说”是一种智慧。笔者总结，秘书人员要坚持 “十不说”：
不说过头话。秘书人员的一言一行、一举一动往往备受关注，“谨言”二字是须臾不可忽视的。对于需要保密的事宜必须守口如瓶，违背原则有悖身份的话也绝不能说，心中一定要牢牢把握说话的底线和原则。
不说无头话。秘书人员要特别注意不能说没有根据的话，不能传递捕风捉影、道听途说的消息，更不能“睁眼说瞎话”。说出口的话必须字字确凿、句句有凭，经过细致严密的调查确认，经得起实践检验和事实证明。
不说空头话。开“空头支票”是秘书人员必须避免的。在领导面前乱表态，既要误事，也是不负责任的表现。在其他人面前乱许诺，则会践踏原则，贬损领导威信。因此，秘书绝不能做“语言的巨人”。
不说大头话。所谓“大头话”，就是摆出“二领导”的架子，自以为是，狐假虎威，吆五喝六耍威风，满嘴官腔衙门调，以势压人。这样的秘书终将为众人所唾弃。
不说私小话。秘书人员作为领导身边人，讲话虽不说举足轻重，也会产生某种程度的影响。因此，秘书人员必须严于律己，不暗自“夹带私货”，不悄悄“打小算盘”，而要出自公心说话，成为净化风气的“推手”。
不说垃圾话。秘书人员是一个窗口，必须自觉远离脏话、粗话、“段子”，以嘉言懿行展示机关良好形象。即使遇见有意刁难、出言不逊者，也要以宽容礼貌待之，切不可“唇枪舌剑”。
不说附和话。秘书人员服务领导，被动的工作居多，但也要有自己独立的见解，敢于表达自己的观点。既不能唯唯诺诺一味盲从，领导说什么是什么；也不能人云亦云讲违心话，“风吹两边倒”，毫无主见。只有有一说一、有二说二，实实在在讲清自己的意见建议，才能体现作为秘书的真正价值。
不说虚伪话。“君子坦荡荡，小人长戚戚。”言虽口出，但源自内心。秘书人员要常怀纯真之心，对人对事以客观事实为准绳，不编谎造假，不说半句留半句，不为一己之私对领导极尽阿谀奉承之能事，对他人专打马虎眼、乱涂万金油、惯于和稀泥。否则人格尽失，何谈有为？
不说鲁莽话。鲁莽冒失是秘书人员讲话的大忌，往往会造成工作的被动。因此，在工作中一定要多用商量的语气，多用委婉的方式，营造融洽的气氛，准确把握讲话的分寸、方式和技巧等，“在适当的时候以适当的方式讲适当的话”。
不说牢骚话。秘书工作很辛苦，起早贪黑无闲日，但这不能成为牢骚满腹的理由。秘书人员如果整日怨天尤人，就不自觉地充当了消极思想的“鼓风机”，既给别人带来不良影响，也不利于自身身心健康。

“如何说”里有乾坤

人们常说：“一句话能把人说笑了，一句话也能把人说恼了。”这正是语言艺术运用所实现的不同效果。秘书人员要达到自己的表达目的，就要注意钻研说话的艺术，成长为一个会说话、能办事的秘书。
情感投入要“诚”。无论是和领导抑或同事、来访者等说话，秘书人员都要注意倾听，态度诚恳、言辞恳切、发自内心。唯有带着真挚的感情，设身处地为对方考量，才能赢得对方的理解和尊重，从而缩短人与人之间的距离，达到良好的沟通效果。
对象了解要“透”。要做到说话有“准星”，离不开对“听话”对象的了解，包括他们的性格、喜好、习惯等。如：在汇报一件事前应该知道，领导对此类事情的一贯态度是什么，通常是怎么处理的，习惯什么样的汇报方式，等等。只有全面了解了这些，秘书人员才能作出“怎么说”的准确判断。
时间选择要“巧”。“说”的时间选择，对能否“说成事”至关重要。例如，一般来说，秘书人员向领导提一个建议，第一要选择在领导相对空闲的时间；第二要瞅准各方面条件都具备的时机；第三要把握住各方重视的“当口”。否则，说的时间不对，不是错了，就是过了，建议往往很难被采纳。
场所安排要“对”。选择在什么场合“说事”也是很有讲究的，需要具体情况具体对待。不宜公开或需要打消说话对象顾虑时，就不宜在公开场合讲。
分寸把握要“准”。秘书人员无论是上传下达还是建言献策，一定要把握好分寸，不偏不倚，恰到好处，该“冷却降温”的时候不要“火上浇油”，该“趁热打铁”的时候不要“偃旗息鼓”。如果是提醒领导过失，更要注意场合、注意方式，不要让领导“下不来台”。
讲话内容要“实”。不论情况是好是坏，是喜是忧，都应如实地向领导汇报。真实的情况对领导的决策尤为重要，它能帮助领导认清形势、“对症下药”。下达领导指示则要忠实原意，绝不能似是而非。
技巧运用要“活”。说话的艺术，精髓在“随机应变”四个字上。有时宜曲不宜直，有时宜明不宜暗；有的事情需要事无巨细一一细述，有的事情只需简单说明情况；有些情况需要以严肃的语气表示郑重，有些情况则需要一点幽默来化解尴尬，等等。这需要慢慢摸索和积累经验。
效果实现要“圆”。说话的方式各不同，目的只一个，就是达到好的沟通效果。在各方博弈中，“左支右绌”肯定不行，“左右逢源”才能求得平衡，对“上”解难题，为“下”办实事，达到“双赢”乃至“多赢”，实现效果的“峰值”。
过程推进要“匀”。有不少事情由于其复杂性，往往不能“一说即合”、一蹴而就。常言道：“心急吃不了热豆腐。”这种情况下，秘书人员一定要保持耐心，静观局势的变化，静待事情的转机，静候适合再次对上进言或对外沟通的时机。
语言表达要“彩”。我们说“善于说话”并不是夸夸其谈、油嘴滑舌，而是要体现学识、体现风度、体现水平。“腹有诗书气自华”，秘书人员一定要加强自身学习，注重知识、能力、阅历和思想的积累，把话说得合情合理、合时合地，有理有据、有声有色，赢得“满堂彩”。
（作者：房立洲、卜珺，浙江杭州市数字城管信息处置中心办公室、浙江杭州市市区河道监管中心办公室）

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