为进一步扩大学校与相关学术组织机构的交流与合作，促进校内学术交流，拓宽学术视野，掌握学术动态，形成浓厚的学术氛围，使我校的学术活动常态化、制度化、规范化，特制定本办法。

第一章 范围

第一条学术团体是指经业务主管部门批准、省级及以上人民政府民政部门登记注册、具备法人资格、非营利性的学术性社会团体。

第二条学术交流活动是指以展示校内外专家、学者及团体的研究成果，研讨交流学术问题为目的的讲座、会议、访问等。

学术交流活动要以介绍最新学术动态、展示最新研究成果、传授学术研究方法、探讨学术热点为重点，与我校相关专业发展方向相一致，或以相近的课题为主要内容，突出教育理论、教育创新以及特色专业的交流和研讨。

（一）学校主办、承办的省级以上学术会议。

国际性学术会议：指经国家有关部门批准，面向世界或国际区域征集论文且有外国专家学者参加，在国际上产生较大影响，参会国家和地区（港、澳、台地区除外）不少于3个，外籍代表不少于15人的学术会议。

全国性学术会议：指经国家有关部门批准，国家级学术团体举行，主要由国内专家学者参加的学术会议。

全省性学术会议：指经河南省有关部门批准，省级学术团体举行的学术会议。

（二）学校教职工参加的国内外各种学术会议。

（三）学校邀请校外专家学者来校讲学、学术报告、学术讨论会。

（四）校内组织开展的各类学术活动。

第二章 组织管理

第三条学术团体与学术交流活动实行学校、部门二级管理，并接受学校学术委员会的指导和监督。科研外事处负责审核备案，日常工作由相关部门负责。

第四条学术团体管理。

（一）拟参加学术团体的申请。以学校名义参加学术团体，应符合学校总体发展规划、专业建设和科研工作的需求。在省（部）级以上学术团体担任职务的，需要由相关业务部门提出申请，经主管领导批准；以个人名义参加各级各类学术团体，本人需经所在部门审核，报主管校领导批准。

（二）学术团体日常管理。以学校名义参加的省（部）级及以上学术团体，或各教学单位参加的全国性学术团体并担任副理事长（副主任）以上职务的由科研外事处登记备案，日常工作由相关业务部门负责；各教学单位参加的全国性学术团体并担任会员职务，或省（部）级及以下各级各类学术团体，或以个人名义参加的各级各类学术团体，由所在部门登记备案并负责相关日常工作。

（三）省（部）级学术团体及其分支机构挂靠我校，须事先提出申请，提供有效的证明材料，经主管领导审批，科研外事处登记备案，日常工作由所在业务部门负责。

第五条学术交流活动管理。

科研外事处负责组织全校性学术交流活动，各部门负责组织本单位的学术交流活动，并及时上报科研外事处登记备案。

学校各部门根据本单位实际，在每学期开学后两周内提交本部门本学期开展学术交流的计划，由科研外事处会同党委宣传部共同审批后，科研外事处根据各部门上报情况编制本学期学校学术交流计划，并报主管校领导审批，批准后各部门按计划举办学术交流活动，并纳入部门年度考核。

（一）举办、承办学术会议的管理

1.我校举办、承办学术会议，须具备以下条件：

（1）会议指导思想正确，目的明确。会议主题必须有利于我校科学技术研究、重点专业建设和学术队伍建设，且具有实质性的推动作用；

（2）会议组织健全，有明确的经费来源；

（3）须有我校学者提交会议交流的论文；

（4）国际性学术会议必须有国际上该领域的著名专家学者出席，全国性的学术会议必须有国内该领域的著名专家学者出席。

2.国际性学术会议必须严格按照国家、省有关规定办理报批手续。未经报批，任何单位和个人均不得以我校名义主办或承办国际性学术会议。主办或承办国内学术性会议必须取得政府主管部门或学会、研究会的正式批文。

3.实行会前审批和会后报告制度。主办或承办学术会议的具体实施单位按照《郑州铁路职业技术学院会议制度》做好会前审批工作，审批后到科研外事处备案，并于会议结束后一周内向科研外事处提交简要的会议报告和会议相关资料（包括论文集、影音资料）1套。

4.学术会议的经费支出审批按照《郑州铁路职业技术学院会议费管理办法》执行。

（二）参加国内外学术会议的管理

1.参加国际性学术交流活动应符合下列条件：

（1）被国际性学术会议选中大会发言论文的作者，其论文能代表学校该专业学术水平；

　 （2）有书面邀请函或学术会议正式通知；

　 （3）参会人员一般应具有较好的外语沟通能力；

（4）参加会议所需经费由参会者所承担的项目经费或由院（系、部）部门相关经费支出。

2.参加国内学术交流活动应符合下列条件：

（1）有书面邀请函或学术会议正式通知；

（2）参加会议所需经费由参会者所承担的项目经费开支或由院（系、部）部门相关经费支出。

（3）凡参加国际、国内学术交流活动的人员,须向所在部门提交邀请函或学术会议正式通知,经部门或主管校领导批准后方可参加。

（三）邀请校外专家学者来校讲学、学术报告、学术讨论会的管理。

1.会前审批制度。邀请部门在召开会议1周前填写《聘请校外人员来校进行学术报告申请表》，交科研外事处审核，报主管校领导审批。举办哲学社会科学报告会、研讨会、讲座、论坛等实施一会一报制度，由党委宣传部审核，报主管校领导审批。聘请国（境）外的专家学者应提前15天向科研外事处提交学术报告的内容、主讲人、时间、地点等相关材料，并需经省委对外宣传工作领导小组办公室批准后方可进行。

2.会后报告制度。举办部门在专家讲学、学术报告、学术讨论会结束后一周内，向科研外事处提交讲学的图文资料或学术讨论会、研究情况总结存档备案。

（四）校内举办学术报告的管理

1.学术报告的主讲人主要以各部门任课教师为主，原则上以本校具有副高级职称以上的教师或学有所长的专业人员为主。

（1）具有正高级专业技术职务者，原则上每人每2年至少举行一次学术报告；具有副高级专业技术职务者，聘期内至少举行一次学术报告或提交一份3000字以上的追踪本学科前沿状况的专业学术综述。

　 （2）学校安排参加国际、国内学术交流者，在结束学术交流之后的一个月内须在一定范围内做学术交流汇报。

（3）科研外事处定期组织召开获得校级及以上科研成果奖情况通报会。

　2.学术报告尽可能安排在课余时间举行。列入计划的主讲人（部门）开讲前三天填写《郑州铁路职业技术学院学校学术报告表》报科研外事处，由科研外事处发布海报，同时做好讲座有关材料的存档工作。

3.学术报告结束后，举办部门应及时提交学术报告会的图文资料，由科研外事处存档。

4.学术报告如有变化须提前一周通知科研外事处。临时安排的学术交流活动，应提前三天报科研外事处并办理相关手续。

第三章 经费及管理

第六条学校财务年度预算设立学术交流专项经费，按1：2比例分配至科研外事处和各教学单位，用于学术团体及学术交流活动。列支标准和报销按照《郑州铁路职业技术学院会议费管理办法》和《郑州铁路职业技术学院培训费管理办法》执行。

第七条学术团体与学术交流活动经费的使用范围

（一）学术团体会费

（二）主办或承办国内外学术会议费

（三）邀请专家学者来校讲学、学术报告、学术讨论会费用

（四）参加国际、国内学术交流活动的费用

（五）学校组织学术报告的费用

第八条学术团体、学术交流活动经费的使用标准。

（一）学术团体会费

以学校名义参加并在科研外事处登记备案的学术团体的会费，由学校学术交流专项经费列支；各教学单位参加并在本单位登记备案管理的学术团体的会费，由本单位学术交流专项经费列支；以个人加入学术团体的会费自理。

（二）主办或承办学术交流会的会议费

学校主办或承办的省（部）级以上学术年会，据实际情况学校给予适当资助，其标准为：全国性学术团体不超过2000元/年，省（部）级学术团体不超过1000元/年。

（三）参加国际、国内学术活动者所需费用可由本人科研经费中支出，或按审批权限在当年各系（部）、科研外事处经费中支出。

（四）邀请国内外专家来我校讲学、学术报告、学术讨论会或校内教师作学术报告，酬金由承办部门支付，其中各教学单位列入科研外事处学期审批计划中的学术报告，酬金由科研外事处统一列支。外聘校外专家酬金标准执行郑州铁路职业技术学院培训费管理办法规定标准，校内专家正高级职称400元，副高级职称300元。

第四章 附则

第九条本办法由学校科研外事处负责解释。

第十条本办法自发布之日起施行，凡与本办法规定不一致的，以本办法为准。

附件：1.郑州铁路职业技术学院/学年第学期学术交流活动计划表

2.聘请校外人员来校进行学术讲座申请表

附件1

郑州铁路职业技术学院/学年第学期学术交流活动计划表

填表单位：填表时间:年月日

注：各单位请于每学期第一周内将此表上交科研外事处。

附件2

聘请校外人员来校进行学术讲座申请表

制表单位：科研外事处日期：年月日